ALGEMEEN

Het bestuur van de ESVA hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door de ESVA worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.

ESVA is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de ESVA

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de ESVA met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier, dat u vindt op http://www.videoclubede.nl/

WEBSITE

De ESVA is aangesloten bij de NOVA.

De ESVA deelt uit hoofde van een statutaire plicht Persoonsgegevens met de NOVA Regio Midden Nederland en de NOVA via de NOVA-website. Het privacyreglement van de NOVA is hierop van toepassing.

Voor de website van ESVA (domeinnaam: www.videoclubede.nl) is de webmaster van ESVA verantwoordelijk.

DOEL VAN HET PRIVACYREGLEMENT

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van ESVA en beschrijft hoe ESVA omgaat met de privacy van Betrokkenen

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van ESVA.

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door ESVA, de doeleinden van de gegevensverwerking door ESVA, het gebruik van ‘cookies’ op de website van ESVA en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u deze website bezoekt of lid bent van ESVA, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert ESVA uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door ESVA zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

BEGRIPPEN

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

• De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
• Het privacyreglement: dit reglement;
• Verantwoordelijke: ESVA;
• Beheerder: de secretaris van ESVA;
• Webmaster: de webmaster van ESVA, die de website beheert.
• Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de NOVA Regio Midden Nederland en de NOVA bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door ESVA zijn gedeeld via de NOVA-ledenadministratie;
• Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; Hiermee worden de clubsecretaris van ESVA, de regiosecretaris van NOVA Regio Midden Nederland en de NOVA-secretaris bedoeld;
• Derden: personen en instanties buiten ESVA;
• Persoonsgegevens: gegevens betreffende een ge•identificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
• Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
• Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Leden: Hiermee worden de leden van de ESVA bedoeld;
• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
• NOVA-ledenadministratie. De toepassing op de NOVA-website en regiowebsites, waarmee de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt.

DOELEINDEN

ESVA verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:

• Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de ESVA, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en filmfestivals;
• Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen ESVA.
• Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van ESVA.
• Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van ESVA en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door ESVA, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
• Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van clubfunctionarissen.

RECHTMATIGE GRONDSLAG

ESVA verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor ŽŽéén van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de betrokkene onderdeel is;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van de taak, die ESVA vervult;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een festival medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

WIJZE VAN VERWERKING

De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geï•nformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet in de NOVA-ledenadministratie bewaard.

PERSOONSGEGEVENS

ESVA verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

• Leden van ESVA;
• personen die ESVA om informatie of documentatie hebben verzocht;
• personen met wie ESVA een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd via de NOVA-website door de clubadministrator, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het NOVA privacyreglement.

In de overige gevallen vindt de verwerking plaats via het secretariaat van ESVA.

De Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de NOVA:

• Naam, gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam
• E-mailadres

De website voegt hier automatisch een lidnummer, de datum van registratie, de club en regio aan toe.

• Lid sinds
• Lidnummer
• Club
• Regio

De Gebruiker kan, indien de betrokkene dit wenst, onderstaande gegevens toevoegen.

• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• Mobiel nummer
• Website

Het lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op zowel de NOVA- als regiowebsite. Op de NOVA-website kan hij in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en regio. Zie hiervoor het NOVA privacyreglement.

De persoonsgegevens van het lid worden binnen 3 maanden uit de NOVA-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de ESVA is beë‘indigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van ESVA zijn beë‘indigd of de transactie met ESVA is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

TOEGANG TOT EN VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De ESVA verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van de NOVA Regio Midden Nederland en de NOVA. Eens per twee jaar worden lidnummer, naam, club, en regio door de NOVA gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

De Gebruikers, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de NOVA, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

BEVEILIGING

De NOVA draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de NOVA-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

ESVA draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van ESVA en op de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

De Betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie: het recht om aan ESVA te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij ESVA om dit te corrigeren.
• Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de NOVA-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
• Recht van verzet: het recht om aan ESVA te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De ESVA zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

WEBSITE VAN ESVA

e website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die ESVA heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van filmwedstrijden, gehuldigde personen enz. ESVA maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de leden van de ESVA en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

COOKIES

De websites van de NOVA en de regio’s, die onder het beheer van de NOVA vallen, gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de NOVA.

Op de website van ESVA worden geen cookies gebruikt.

Youtube plaatst diverse cookies. De website van ESVA bevat video’s, die via Youtube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.

PRIVATE LOGGING

Bij het invullen van een webformulier worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen.

Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

LINKS NAAR WEBSITES VAN DERDEN

Op de website van ESVA zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere filmclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. ESVA is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

DATALEK

Dit is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Een datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van ESVA worden afdoende beveiligd.

Verwerkersovereenkomsten

• Met de Nederlandse Organisatie Van Audiovisuele Amateurs (NOVA) wordt een Verwerkingsovereenkomst  afgesloten.
• Tussen ESVA en de hostingprovider Ixl van de website videoclubede.nl wordt ook een    Verwerkingsovereenkomst afgesloten

SLOTBEPALINGEN

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van ESVA.

Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van 8 mei 2018 en is in werking getreden op 24 mei 2018.